Рахунки в діловому обороті
Чи потрібно виставляти рахунок і які відомості він має містити, визначається, зокрема, Законом про податок на додану вартість (UStG), видом постачання або послуги та відповідним отримувачем.
Якщо підприємець здійснює оподатковуване за загальним правилом постачання чи послугу іншому підприємцю для його підприємства, рахунок зазвичай потрібно виставити протягом шести місяців після виконання. Для певних звільнених від податку операцій та особливих випадків діють інші правила.
Які відомості повинен містити рахунок?
Належний рахунок, якщо не застосовується спеціальна законодавча норма, повинен містити, зокрема:
- повне ім’я або найменування та повну адресу підприємця-постачальника й отримувача,
- податковий номер або ідентифікаційний номер платника ПДВ підприємця-постачальника,
- дату виставлення,
- послідовний номер рахунку,
- вид і обсяг постачання або іншої послуги,
- дату постачання чи надання послуги,
- суму винагороди,
- застосовну ставку та суму податку або за потреби вказівку на податкове звільнення.
Законні обов’язкові відомості випливають, зокрема, з § 14 абз. 4 UStG.
Рахунки на невеликі суми
Для рахунків на загальну суму не більш як 250 євро з ПДВ діють спрощені вимоги.
Такий рахунок має містити, зокрема, ім’я або найменування та адресу підприємця-постачальника, дату виставлення, вид і обсяг виконання, загальну суму та застосовну ставку податку або вказівку на податкове звільнення.
Номер рахунку, ім’я або найменування й адреса отримувача в рахунку на невелику суму за загальним правилом не потрібні.
Електронні рахунки з 2025 року
Із 1 січня 2025 року для рахунків між підприємствами, розташованими в Німеччині, діють нові вимоги до електронних рахунків.
Електронний рахунок (E-Rechnung) — це рахунок у структурованому електронному форматі, який дозволяє електронну обробку. Звичайний PDF-файл за загальним правилом не відповідає цій умові й із 2025 року вважається «іншим рахунком».
Із 1 січня 2025 року підприємці, розташовані в Німеччині, за загальним правилом повинні технічно мати змогу приймати електронні рахунки. Для цього вже може бути достатньо електронної поштової скриньки. Цей обов’язок приймання стосується також малих підприємців, які застосовують Kleinunternehmerregelung.
Для виставлення електронних рахунків існують перехідні правила:
до 31 грудня 2026 року включно за загальним правилом ще можна виставляти інші рахунки;
якщо оборот особи, яка виставляє рахунок, за попередній рік не перевищує 800 000 євро, цей строк продовжується до 31 грудня 2027 року;
протягом перехідного строку можна й надалі використовувати паперовий рахунок;
звичайний електронний рахунок, наприклад PDF-файл, протягом перехідного строку за загальним правилом можна використовувати лише за згодою отримувача.
Для певних випадків існують винятки з обов’язку виставляти E-Rechnung. Це стосується, зокрема, рахунків на невеликі суми до 250 євро, проїзних квитків і постачань або послуг малих підприємців.
Зберігання рахунків
Підприємці за загальним правилом повинні зберігати виставлені й отримані рахунки вісім років. Строк починається із закінчення календарного року, у якому виставлено рахунок.
Для електронних рахунків додатково слід дотримуватися вимог належного електронного зберігання.
Особливі правила
Залежно від діяльності чи конкретної операції можуть діяти додаткові або відмінні норми. Це стосується, наприклад:
малих підприємців,
звільнених від податку операцій,
транскордонних постачань і послуг,
механізму зворотного нарахування ПДВ (Reverse Charge),
рахунків, складених отримувачем постачання чи послуги (Gutschrift),
авансових і остаточних рахунків,
рахунків державним замовникам.
Тому підприємцям слід перевіряти, які вимоги щодо ПДВ і податкового законодавства застосовуються до відповідної господарської операції.
Рахунки на Suchen.Expert
Suchen.Expert не є стороною правочинів між користувачами.
Тому Suchen.Expert не складає рахунків за постачання або послуги між користувачами й не перевіряє їхньої податкової правильності чи повноти.
За належне складання, передавання та зберігання рахунку відповідає сам відповідний підприємець.
За сумнівів щодо податкових вимог слід отримати кваліфіковану податкову або юридичну консультацію.
