Verantwortung der Vereine, Haftung und ordnungsgemäßer Umgang mit Spenden
1. Verantwortung der Vereine und Aussteller von Spendenbescheinigungen
Gemeinnützige Vereine und sonstige steuerbegünstigte Körperschaften tragen eine erhebliche rechtliche Verantwortung im Zusammenhang mit dem Empfang von Spenden und der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen.
Der Verein sowie die jeweils handelnden Organmitglieder (insbesondere der Vorstand) haben sicherzustellen, dass sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen für den steuerlichen Spendenabzug erfüllt sind und die Spenden ausschließlich satzungsgemäß verwendet werden.
Zu den wesentlichen Pflichten gehören insbesondere:
Prüfung der Gemeinnützigkeit
Sicherstellung, dass der Verein steuerlich als gemeinnützig anerkannt ist und ein gültiger Freistellungsbescheid vorliegt.
Prüfung der Zuwendung
Sorgfältige Prüfung, ob es sich tatsächlich um eine freiwillige und unentgeltliche Spende handelt und keine Gegenleistung (z. B. Werbung, Sponsoring) erbracht wird.
Ordnungsgemäße Dokumentation
Vollständige und nachvollziehbare Buchführung sowie Aufbewahrung aller Belege und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten.
Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
Spendenbescheinigungen dürfen nur dann ausgestellt werden, wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Bestätigung muss dem amtlichen Muster der Finanzverwaltung entsprechen.
Klare Trennung von Spenden und Sponsoring
Spenden sind strikt von Sponsoring- oder Werbeleistungen abzugrenzen, da andernfalls der steuerliche Spendenabzug gefährdet ist.
Interne Kontrollmechanismen
Einrichtung geeigneter interner Kontrollen und Verantwortlichkeiten, um Fehler bei der Annahme, Verwendung und Bescheinigung von Spenden zu vermeiden.
2. Haftungsrisiken bei fehlerhaftem Umgang mit Spenden
Ein nicht ordnungsgemäßer Umgang mit Spenden kann zu erheblichen steuerlichen und persönlichen Haftungsrisiken führen.
2.1 Spendenhaftung
Bei unrichtiger Ausstellung von Spendenbescheinigungen oder unzulässiger Verwendung von Spendenmitteln kann eine sogenannte pauschale Spendenhaftung entstehen.
Diese kann bis zu 30 % des zu Unrecht bescheinigten Spendenbetrags betragen.
2.2 Persönliche Haftung der Organmitglieder
Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten können Vorstandsmitglieder oder andere verantwortliche Personen persönlich haften („Veranlasserhaftung“).
In diesen Fällen ist eine Inanspruchnahme mit dem Privatvermögen nicht ausgeschlossen.
3. Verlust der Gemeinnützigkeit
Der Verlust der Gemeinnützigkeit stellt eines der gravierendsten Risiken für Vereine und steuerbegünstigte Organisationen dar.
Typische Ursachen für den Entzug der Gemeinnützigkeit sind unter anderem:
Zweckentfremdung von Spendenmitteln
Verwendung von Spenden für nicht satzungsgemäße oder nicht gemeinnützige Zwecke.
Verletzung von Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Unzureichende oder fehlerhafte Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben.
Unzulässiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Umfangreiche wirtschaftliche Tätigkeiten, die nicht dem gemeinnützigen Zweck dienen oder diesen überlagern.
Fehlerhafte Satzungsgestaltung
Satzungen, die nicht den Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts entsprechen.
Der Verlust der Gemeinnützigkeit führt zum Wegfall sämtlicher steuerlicher Vergünstigungen und kann die wirtschaftliche Existenz des Vereins erheblich gefährden.
4. Ordnungsgemäßer Umgang mit Spenden – Handlungsempfehlungen
Zur Minimierung von Haftungsrisiken und zum dauerhaften Erhalt der Gemeinnützigkeit sollten Vereine insbesondere folgende Maßnahmen ergreifen:
Regelmäßige rechtliche Überprüfung
Laufende Kontrolle der Einhaltung steuerlicher und gemeinnützigkeitsrechtlicher Vorgaben.
Schulung und Beratung
Regelmäßige Information und Schulung der Vorstandsmitglieder; Einholung steuerlicher oder rechtlicher Beratung bei Unsicherheiten.
Transparenz gegenüber Spendern und Behörden
Nachvollziehbare und transparente Verwendung der Spendenmittel.
Klare interne Verfahrensanweisungen
Festgelegte Prozesse für Annahme, Verbuchung, Verwendung und Bescheinigung von Spenden.
Hinweis
Diese Informationen dienen der allgemeinen rechtlichen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
Im Zweifel wird empfohlen, einen Steuerberater, einen gemeinnützigkeitsrechtlich versierten Rechtsanwalt oder das zuständige Finanzamt zu konsultieren.
