Una comunicación clara y comprensible ayuda a detectar con antelación expectativas diferentes. Acuerde los puntos esenciales antes de efectuar con carácter definitivo una entrega, un pago o una prestación.
Utilice la función de mensajes de suchen.expert
Siempre que sea posible, mantenga la comunicación a través de la función de mensajes de suchen.expert. De este modo, las preguntas, las respuestas, los acuerdos y los cambios posteriores quedarán registrados de forma comprensible en un historial común. Si además habla por teléfono o se coordina en persona, resuma después brevemente los resultados importantes en un mensaje.
Aclare las condiciones con antelación
Comente todos los detalles importantes para la interacción concreta. En el caso de los artículos, esto incluye especialmente el estado, los defectos conocidos y lo que se incluye. En el caso de los servicios, debe aclararse exactamente qué trabajos se han acordado. Deje constancia también del precio, los posibles costes adicionales, las fechas o los plazos, el lugar y la forma de entrega, recogida o ejecución.
Pregunte y confirme los acuerdos
No dé nada por sentado si una información es poco clara o incompleta. Realice preguntas concretas y resuma el acuerdo final en un mensaje. Pida a la otra persona una breve confirmación sobre los puntos importantes. Los cambios también deben quedar registrados por escrito.
Sea respetuoso y proteja sus datos
Escriba de forma clara, objetiva y respetuosa. Evite la presión, las amenazas, los insultos y las acusaciones precipitadas. Facilite únicamente los datos personales que sean necesarios para la tramitación concreta. Nunca comparta contraseñas, códigos de confirmación u otros datos de acceso. La dirección exacta o el número de teléfono solo deben facilitarse cuando sean realmente necesarios para la entrega o la ejecución acordadas.
En caso de malentendidos, proceda paso a paso
En primer lugar, señale con calma qué punto se ha interpretado de forma diferente y haga referencia al acuerdo alcanzado hasta el momento. Pida a la otra persona que explique su punto de vista y proponga una solución concreta. Aclare las cuestiones pendientes antes de proceder a realizar nuevos pagos, entregas o prestaciones.
Si no se llega a un acuerdo o si existe la posibilidad de que se haya producido una infracción de las normas, utilice los canales de denuncia y asistencia previstos. Encontrará más información en el artículo «¿Cómo puedo resolver conflictos de forma eficaz y de qué mecanismos internos dispongo para ello?».
